نحوه اجرای این برنامه به این صورت است که ابتدا باید توسط نرم افزار مربوط به Office
آنها را نصب کنید سپس برای اجرای برنامه ها :
روش اول :
در محیط کار Desktop دوبار کلیک کرده و آن را فعال می کنیم
روش دوم :
از منوی Start ® All Programs ® Microsoft Word
Excel Start ® All Programs ® Microsoft
PowerPoint Start ® All Programs ® Microsoft
Access Start ® All Programs ® Microsoft را اجرا می کنیم .
روش سوم :
My Computer ® Local Disk C ® Program Files ® Microsoft Office
ایجاد یک برگه کار جدید ¬Ü Ctrl + N New ®
باز کردن یا فراخوان پرونده های قدیمی ¬Ü Open ® Ctrl + O
ذخیره کردن بدون نام ¬Ü Save ® Ctrl + S
ذخیره کردن با نام برای نام گذاری فایل های متنی ¬Ü Save As
فقط بستن برگه کار بدون خروج از برنامه ¬Ü Close ® Ctrl + W
ذخیره کردن صفحه کار به صورت صفحه اینترنتی ¬Ü Save As Web Page
برای جستجو کردن قسمتی از متن در تمام پرونده های تایپ شده ¬Ü File Search
پیش نمایش از صفحه کار که به صفحه اینترنتی تبدیل شده است ¬Ü Web Page Preview
در محیط Word که شامل چند قسمت است هر قسمت عبارت است از :
1- نوار عنوان یا Name bar که در بالاترین سطح پنجره ها قرار دارد .
شامل : نام پرونده و دکمه های Min – Max – Close
2 – نوار منو یا فهرستی Manu bar
شامل : File Edit View Insert Format Tools Table
3 – نوار ابزار Tools bar ابزار ها دو نوع اند : * استاندارد * قالب بندی
4 – نوار وضعیت Status bar در این قسمت اطلاعاتی در خصوص تعداد صفحه کار ، تعداد
خط های استفاده شده و تعداد حروف تایپ شده را در یک سطر نشان می دهد .
کاراکتر تمام حروف ، اعداد ، علائم که وارد می کنیم حتی فاصله Space هم یک کاراکتر است .
اجرای برنامه Office به وسیله دکمه های ترکیبی :
ابتدا بر روی آیکن مورد نظر راست کلیک کرده از کادر باز شده گزینه Properties در کادر باز
شده Properties در قسمت Shortcut key یک حرف را انتخاب می کنیم ( حرفW ) با زدن
دکمه W یا یک حرف دیگر دکمه های Ctrl + Alt + W ظاهر می شوند سپس دکمه Ok را وارد کنید .
برای فعال کردن منوهای دکمه : حرف زیر خط دار منو + Alt
File Edit View Insert Format Tools Table
برای خروج از منو دکمه Esc را انتخاب می کنیم .
در قسمت File :
گزینه Page Setup : تنظیمات صفحه کار
در کادر باز شده Page Setup در قسمت Margins گزینه هایی در خصوص تنظیمات صفحه در قسمت پایین Orientation یا حالت های صفحه دو حالت صفحه وجود دارد . Portrait به حالت عمودی و Landscape حالت افقی یا خوابیده می باشد .
در منوی دوم Paper یا صفحه انمتخاب نوع برگه کار ( A5 . B5 . A3 . A4 . B2 )
Print Preview پیش نمایش قبل از چاپ
این قسمت لازم است که در هنگام صفحه آرایی متن ها جدول و....
قبل از دستور چاپ این گزینه را فعال نمود و نحوه چاپ برگه را مشاهده کرد .
Print ®Þ Ctrl + P برای دستور چاپ اسناد
در کادر باز شده چاپ باید نوع چاپگر و تعداد برگه برای چاپ و همچنین شماره صفحاتی را که
می خواهیم چاپ کنیم را درج می نماییم .
ارسال کردن به Send To ®Þ
خــــروج ®Þ Exit
دکمه ترکـــــیبی ®Þ Alt + F4
ویرایشگر : Edit پرونده : File
درج کردن : Insert نمایش : View
ابزار : Tools قالب بندی : Format
کمک : Help پنجره : Window جدول : Table
موضوعات مرتبط در وب شگفت انگیز: آموزش Word به زبان ساده
[ ] [ ] [ احسان صحرایی ]
منوی Edit :
در لیست باز شده گزینه اول Cant Undo دکمه ترکیبی Ctrl + Z یعنی بازگشت به عقب
قسمت دوم : Cant Redo دکمه ترکیبی Ctrl + Y دوباره خوانی
این دو گزینه در قسمت نوار استاندارد در ابزارها وجود دارند .
قبل از اجرای گزینه بعد یا Cut باید قسمتی از متن را انتخاب کنیم . نحوه انتخاب یا Select به وسیله دکمه سمت چپ مأوس بر ابتدای هر متن دبل کلیک کنید یا بعد از یک بار کلیک کردن به صورت
Drag and drape آن صفحه را انتخاب نمایید .
روش دوم انتخاب متن : انتخاب خطهایی از هر سطر به صورت جداگانه دکمه Ctrl و دکمه سمت چپ مأوس انتخاب همه صفحه کادر به وسیله دکمه صفحه کلید Ctrl + A اگر بخواهیم یک قسمت از متن را در یک راستا انتخاب کنیم باید از دکمه Alt بعلاوه دکمه سمت چپ مأوس استفاده کنیم .
روش سوم : Cut دکمه ترکیبی Ctrl + X برای انتقال متن به چند سطر پایین تر .
گزینه بعدی : Copy دکمه ترکیبی Ctrl + C این کار باعث می شود که یک نسخه از برنامه
تایپ مان را در قسمت دیگر و فضای دلخواه دیگر انتقال دهیم .
گزینه بعدی : Past Special , Paste هر دو به معنی چسباندن ولی Past دکمه ترکیبی Ctrl + V
برای متن های عادی در فضای کار . Paste Special باعث می شود قالب اول در جدول ها به قالب صفحه جدید چسبانده یا الصاق شود .
گزینه بعدی : Clear یا پاک کردن ، دو زیر مجموعه دارد که عبارتند از :
1- Formats که باعث می شود تمام قالب صفحه ویرایش شده به حالت اول برگردد
2 - Contents Del باعث می شود متن انتخاب شده حذف شود .
گزینه بعدی : Select All دکمه ترکیبی Ctrl + A برای انتخاب تمام صفحه کار
گزینه بعدی : Find دکمه ترکیبی Ctrl + F برای پیدا کردن یک متن یا کلمه دلخواه در کادر باز شده کلمه دلخواه را می نویسیم در این قسمت متن را تایپ کرده و بر روی گزینه Find Next کلیک می کنیم .
نکته : همیشه جستجو بعد از مکان نما صورت می گیرد اگر متنی قبل از مکان نما وجود داشته باشد در بعضی مواقع آن را پیدا نمی کند .
گزینه بعدی : Replace دکمه ترکیبی Ctrl + H یعنی جایگزین کردن در کادر باز شده بر روی قسمت Find What نام قدیمی را تایپ کرده و در قسمت دوم Replace With نام جدید را وارد می کنیم .
Replace جایگزین کردن یک مورد Replace All جایگزین کردن همه و Find Next یعنی بعدی را پیدا کن و این گزینه را تغییر نام نده و قسمت بعدی برو .
گزینه بعدی : Go To رفتن به ، دکمه ترکیبی Ctrl + G این قسمت بیشتر در وب ها قابل استفاده می باشد .
منوی سوم : View
در قسمت اول که شامل 4 گزینه می باشد :
Normal - Web Layout - Print Layout - Out Line
این گزینه ها مربوط به نحوه نمایش صفحه کار هستند و تعیین کار برگ که بهترین نحوه نمایش در این قسمت گزینه Print Layoutمی باشد .
گزینه Toolbars این گزینه به معنی ابزارها شامل تمام ابزارهایی که برای کار و طراحی در صفحه Word نیاز داریم می باشد که معروف ترین آنها عبارتند از Standard – Formatting – Drawing می باشد
گزینه بعدی : Ruler یا خط کش ، این گزینه اگر فعال باشد خط کش حاشیه ها فعال و اگر غیر فعال حاشیه غیر فعال می شود . خط کش فقط در قسمت Print Layout می باشد و فعال است .
گزینه بعدی : Document Map نقشه ای از پرونده ها اگر تعداد صفحات تایپ شما زیاد باشد هر صفحه به عنوان تیتر گزینه ای را در این قسمت به شما نشان می دهد .
گزینه بعدی : Header And Footer سر فصل و پا صفحه .
موقعی که بر روی آن کلیک کنیم کادری باز می شود یکی بالای صفحه و دیگری پایین صفحه
Insert Time ساعت را بر روی کادر درج می کند
Insert Date تاریخ را ثبت می کند .
Format Page Number موقعی که بر رویش کلیک می کنیم کادری باز می شود که در قسمت
at Start شماره صفحه را در آن قسمت درج می کنیم و در پایان دکمه Ok را می زنیم
Switch Bet Ween Header And Footer کادر های بالا و پایین Header بالا و Footer پایین را نمایش می دهد . برای ایجاد صفحه دکمه Alt + Enter را بزنیم صفحات برای ما تشکیل می شوند
گزینه بعدی : Full Screen این گزینه باعث می شود که صفحه کار به صورت کامل به نمایش در آید و سطوح اضافه را نمایش نمی دهد برای بازگشت به حالت او ل گزینه Close Full Screen را کلیک کنید
گزینه بعدی : Zoom یا بزرگ نمایی در کادر باز شده کاربر می تواند وضوح نمایش صفحه کار را به دلخواه خود تغییر دهد. در این ستون که بهترین حالت 75% و یا 100% می باشد . و می تواند سطح بزرگ نمایی را به دلخواه و شماره یا سایزهای مختلف تغییر داد در قسمت Percent .
با استفاده از دکمه Ctrl بعلاوه غلتک مأوس می توان بزرگ نمایی یا Zoom را تغییر داد .
گزینه اول Break : برای شکستن سطوح صفحه کار
گزینه بعدی Page Numbers : برای شماره گذاری صفحه کار ، در کادر باز شده این گزینه قسمت Position موقعیت قرار گرفتن عدد را مشخص می کنیم .
Top Of Page ( Header ) بالا
Bottom Of Page ( Footer ) پایین
گزینه Alignment برای قرار گرفتن موقعیت عدد در حالت سمت چپ ، مرکز ، راست و ....
گزینه Format یا قالب بندی باعث می شود که در کادر Start at هر عددی را وارد می کنیم صفحه اول از همان شماره شروع به ثبت می کند .
گزینه بعدی : Date and Time این قسمت برای درج کردن ساعت و تاریخ در صفحه ویرایشگرمان است
گزینه بعدی : Auto Text متن اتوماتیک در کادر باز شده ، متن هایی وجود دارد که این متن ها برای درج سریع کاربر در صفحه کار به کار می رود . برای اینکه خود کاربر برای خود یک متن اتوماتیک داشته باشد باید زیر منوی Auto Text گزینه Auto Text را انتخاب کند .
در کادر باز شده در قسمت Enter Auto Text entries Here متن دلخواه خود را تایپ می کنیم و بر روی Add کلیک می کنیم . برای حذف کردن ، متن را انتخاب می کنیم و دکمه Delete را فشار می دهیم .
گزینه بعدی : Symbol
برای اضافه کردن سبک های نکارشی که نمی توان آنها را به وسیله صفحه کلید در سیستم ثبت نمود برای استفاده کردن یک دکمه میانبر برای اشکال در قسمت Symbol بر روی گزینه Shortcut Key شکل مورد نظر را انتخاب و دکمه ترکیبی خود را وارد می کنیم . دکمه ای از صفحه کلید + Ctrl
گزینه بعدی : Picture در این زیر منو گزینه هایی وجود دارند که عبارتند از :
Clip Art به معنی تصاویر انتخاب شده یا دلخواه توسط نرم افزار که توسط Microsoft Word
بار گذاری شده اند .
From File در این قسمت ما می توانیم تصاویر دلخواه خود را که در سیستم ذخیره داریم بارگذاری می کنیم .
From Scanner Or Camera تصاویر دلخواه خود را که به وسیله دوربین و یا دستگاه اسکن می خواهیم وارد سیستم کنیم را بار گذاری یا فراخوان کنیم .
New Drawing تقسیمات یا رسم های گرافیکی جدید این قسمت باعث می شود که کاربر بتواند تمام تغییرات گرافیکی ، ترسیمی ، سه بعدی را بر روی تصاویر مندرج در صفحه انجام دهد .
Auto Shapes طراحی تصاویر گرافیکی بر روی صفحه کار
Word Art : ترسیم نوشته های هنری و سه بعدی این تصاویر یا متن ها را می توان از کادر باز شده با قالب های مختلف ترسیم نمود .
Organization Chart نمودار های مدیریتی برای طراحی چارت ها یا نمودار های مدیریتی ، دولتی در این قسمت کاربر می تواند یک نمودار ساختار یافته در خصوص عملکرد و یا نحوه مدیریت ترسیم کند .
Chart : به معنی نمودار – این نمودار ها به نمودار های آماری معروف اند که انواع مختلف ( میله ای – طولی – خطی – دایره ای و منحنی ) دارند .
گزینه بعدی : Text Box جعبه متنی بر روی آن کلیک کرده و یک جعبه را برای متن های دلخواه خود ترسیم نموده و متن دلخواه را در آن ثبت می کنیم .
خصوصیات Clip Art : بر روی آن کلیک کرده گزینه Organize Clip را انتخاب کرده سپس از زیر مجموعه این گزینه – گزینه Office Collections را انتخاب کرده واین گزینه حاوی زیر مجموعه ای است که در آن در هر قسمت عکس ها مختلفی قرار دارند و سپس عکس مورد نظر را انتخاب می کنیم و به وسیله Drag and drape عکس مورد نظر را در صفحه کار قرار می دهیم .
یا در گزینه Search For نام عکس مورد نظر را نوشته و بر روی گزینه Go کلیک می کنیم .
خصوصیات From File بر روی این گزینه کلیک کرده و تصویر مورد نظر را انتخاب کرده سپس راست کلیک کرده گزینه Layout را انتخاب کرده و بعد یکی از گزینه ها را برای تصویر خود انتخاب نمایید بعد از انتخاب ، تصویر را می توان بالا و پایین ، چپ و راست کرد .
در بالای عکس نقطه سبز رنگی است که جهت حرکت عکس را نشان می دهد . بر روی عکس راست کلیک کرده گزینه Show Picture Toolbar کادر باز می شود که می توان روشنایی عکس – تابیدن نور خورشید بر عکس و تنظیمات دیگری مثل رنگ ، حاشور زدن دور عکس و انتخاب عکس های دیگر برای جابجا کردن عکس ها بر روی یکدیگر .
بر روی عکس مورد نظر چپ کلیک کرده سپس راست کلیک کنید و Order و سپس گزینه
Bring in Front Of Text را انتخاب کرده و سپس عکس ها جابجا می شود .
برای حذف عکس ها بر روی عکس مورد نظر چپ کلیک کرده سپس از کلید دکمه Delete را می زنیم.
خصوصیات Auto Shapes بر روی این گزینه کلیک کرده کادری باز می شود . در خارج از کادر صفحه کار شکل مورد نظر را ترسیم کنیم . در پایین صفحه کار نیز گزینه Auto Shapes می باشد .
خصوصیات Word Art : بر روی این گزینه کلیک کرده از کادر باز شده یکی از اشکال سه بعدی را انتخاب کرده بر روی آن کلیک کنید سپس دکمه Ok را بزنید .
خصوصیات Organization Chart : بر روی این گزینه کلیک کرده کادری باز می شود که به شکل شاخه ای است . بر روی گزینه Auto Format کلیک کرده و نوع چارت یا نمودار شاخه ای مورد نظر را انتخاب نمایید .
خصوصیات Chart : بر روی گزینه مورد نظر کلیک کرده کادری باز می شود که شامل نمودارهای میله ای است برای تغییر رنگ نمودارهای میله ای بر روی نمودار مورد نظر دبل کلیک کرده و رنگ مورد نظر را انتخاب می کنید .
منوی Format : قالب بندی ـــــــــــ دکمه ترکیبی Alt + O
گزینه اول : Font در کادر باز شده سه قسمت وجود دارد ؟
1 – Font که در این قسمت کاربر می تواند تمام قسمت های این محیط را برای همیشه در Word تنظیم کند ( یک بار برای همیشه ) در قسمت Complex Scripts فونت و قلم فونت مربوط به فارسی را انتخاب می کنیم و در قسمت Latin Text قلم و اندازه قلم لاتین یا انگلیسی را انتخاب می کنیم .
Italic مایل کردن یا شکستن
Bold بزرگ نمایی
Underline زیر خط دار کردن
در قسمت All text گزینه Font Color رنگ مورد نظر برای تایپ را انتخاب می کنیم .
Effects : نقش و نگار – بزرگ نمایی – بی رنگی یا پر رنگی را بر روی متن اجرا می کند بر روی هر گزینه تیک بزنیم آن گزینه فعال می شود .
Preview : صفحه نمایش متن می باشد . تغییراتی که انجام می دهیم در این کادر به صورت متن یا کلمه به نمایش در می آید .
2 – Character Spacing تغییرات اندازه ، بالا و پایین رفتن کلمه در سطر ، نزدیکی کلمات و حروف به هم و ...... می باشد .
3- Text Effects : حرکت گذاری بر روی متن در پایان بر روی گزینه Default کلیک کرده تا به صورت دائم ذخیره شود و بعد گزینه Yes را کلیک می کنیم .
در کادر Formatting بر روی صفحه Word :
Justify ܬ هم تراز کردن متن
Align Right ܬ سمت راست کردن متن
Center ܬ متن را در مرکز قرار می دهد
Align Left ܬ سمت چپ کردن متن
Paragraph برای تنظیمات فاصله خطوط و فاصله بین هر پاراگراف استفاده می شود .
در قسمت Spacing و کادر At : عدد دلخواه را برای فاصله پاراگراف ها می نویسیم .
برای کشیدن دو خط در زیر یک متن ܬ Ctrl + Shift . D
فقط زیر کلماتی که نوشته شده خط می کشد ܬ Ctrl + Shift . W
برای کشیدن خط صاف زیر متن دلخواه ܬ Ctrl + U
Superscript در منوی Font به توان کردن اعداد
بالا گذاشتن اعداد 32 ܬ Shift . + Ctrl .
Subscript در منوی Font به توان کردن به سمت پایین
پایین گذاشتن اعداد 32 ܬ Ctrl . +
گزینه بعدی : Bullets and Numbering …
اشکال و شماره ها برای انتخاب مشخصه هر سطر در ابتدا به عنوان شکل ، عدد ، یا حرف را نمایش می دهد
گزینه بعدی : Borders and Shading
در این قسمت که شامل حاشیه گذاری به دور متن و صفحه کار و همچنین حاشیه گذاری بر روی پس زمینه کار به صورت انتخاب رنگ صورت می گیرد . در کادر باز شده Borders در این قسمت شما می توانید در قسمت Style نوع خط را انتخاب کرده و در قسمت Color رنگ خط را تغییر دهید . در قسمت سمت چپ Setting شما می توانید حالت قرار گرفتن حاشیه را انتخاب کنید . قسمت دوم Page Border این قسمت برای حاشیه گذاری دور صفحه کار ، به کار می رود . در این قسمت نیز می توانیم نوع خط و نحوه قرار گرفتن به حالت سایه دار ، سه بعدی انتخاب نمائیم حتی می شود بر روی گزینه Art تصاویر و شکل های هنری را نیز انتخاب نمود و به دور حاشیه کار آنها را ثبت نمود .
در این کادر در قسمت Width می توانید اندازه حاشیه را به دلخواه خود تغییر داد .
قسمت بعدی : Shading پس زمینه رنگی برای حاشیه گذاری زیر متن یا رنگ کردن پس زمینه کار استفاده می شود .
گزینه بعدی : Columns به معنی ستون . در کادر باز شده در این قسمت کاربر می تواند به دلخواه خود تعداد ستون نوشتاری را تغییر دهد . در کادر باز شده کاربر می تواند ستون های مورد نیاز خود را انتخاب نماید . بیشترین کاربرد این ستون ها را قسمت Three دارد در این قسمت باید صفحه کار را به صورت افقی Landscape در آورد و برای تغییر دادن تعداد ستون ها از گزینهColumn Number Of
استفاده نمود .
گزینه بعدی : Text Direction این قسمت در جعبه های متنی یا جدول ها باعث می شود که نحوه ویرایش متن تغییر کند . ( پایین به بالا – بالا به پایین – راست به چپ )
گزینه بعدی : Back ground یا پس زمینه در این قسمت کاربر می تواند صفحه کار خود را تغییر دهد به رنگ دلخواه و تصویر دلخواه ولی این قسمت مربوط به تنظیمات صفحات Normal می باشد و در زمان چاپ نیز به هیچ عنوان چاپ نمی شود . در این کادر گزینه File Effects می توان تصویر و یا کاشی خود را با سلیقه خود تغییر یا انتخاب نمود .
گزینه بعدی : Theme جلوه ، موقعیت ، در Word تم باعث می شود موقعیت کار تغییر نماید . در کادر باز شده تم مورد نظر را انتخاب نموده و سپس Ok را کلیک می کنیم .
منوی Table یا جدول :
در این کادر از منوی Table گزینه Insert و از زیر مجموعه Insert گزینه Table را انتخاب می کنیم . در این کادر دو قسمت وجود دارد .
Number Of Columns تعداد شماره برای ستون
Number Of Rows شماره گذاری برای سطر
این کار را همیشه به صورت اتوماتیک قرار داده تا تغییرات به وسیله کاربر صورت گیرد . بهترین روش کاربر با انتخاب اتوماتیک کارهای خود را انجام دهد .
برای فعال کردن ابزار جدول کشی دو روش وجود دارد :
1- از منوی View گزینه Toolbars سپس گزینه Tables and Borders را انتخاب یا تیک می زنیم .
2- انتهای نوار منو راست کلیک کرده و گزینه Tables and Borders را فعال می کنیم .
برای اضافه کردن یک سطر در جدول از دکمه Tab استفاده می کنیم . برای حذف کردن قسمتی از جدول آن قسمت را تعیین کرده سپس راست کلیک کرده و گزینه Delete Cells را کلیک کرده در کادر باز شده گزینه مناسب را انتخاب سپس Ok را می زنیم . برای اضافه کردن سطر بر روی آن کلیک کرده سپس راست کلیک کنید . گزینه Insert Columns را انتخاب می کنیم .
منوی Tools :
گزینه اول : Spelling and Grammar غلط گیری و غلط یابی متن ها دکمه ترکیبی F7
گزینه بعدی : Auto Correct Options غلط گیر املاء سریع ، در کادر باز شده در قسمت Auto Correct
در قسمت Replace کلمه ای که همیشه اشتباه تایپ می کنیم را می نویسیم و در قسمت With عبارت صحیح آن را می نویسیم و دکمه Add را انتخاب و در پایان دکمه تأیید یا Ok را کلیک می کنیم .
گزینه بعدی : Options در کادر باز شده برای رمز گذاری متنی که می نویسیم . از گزینه Security
یا امنیتی استفاده می کنیم در زیر منوی آن گزینه Password to Open : را می زنیم وقتی رمز را وارد کردیم Ok را کلیک کرده بعد از Okکادر دیگری باز می شود دوباره رمز را تکرار کرده بعد Ok را کلیک می کنیم .
در کادر Options قسمت Save گزینه Save Auto Recover in foe very این قسمت برای دادن دقیقه به صورت اتوماتیک برای ذخیره سازی متن به کار می رود در مواقع قطع برق کاربرد دارد .